Si eres autónomo, sabrás por propia experiencia, que llevar las cuentas al día puede ser un quebradero de cabeza. Presupuestos, facturas, impuestos, pedidos de venta, albaranes, formas de pago y así hasta un largo etcétera. La idea de seguir funcionando con Word y Excel, para hacer las facturas y llevar la contabilidad, respectivamente, puede funcionar hasta que tu negocio comience a crecer. O simplemente, hasta que te surja la necesidad de emplear menos tiempo a estas cuestiones y dedicarte a lo que realmente te interesa, que es vender.
El dilema viene cuando ya te has decidido a contar con un programa de facturación de manera profesional y no sabes por cuál decidirte. Primer consejo: no te guíes tan sólo por el precio. Valora tus necesidades y testea lo que la nueva plataforma de contabilidad te puede ofrecer. Y aquí como en todo, depende de tu proyecto. No es lo mismo tener un ecommerce que vender servicios a través de una web, ni tus obligaciones son las mismas, ni tampoco tus necesidades.
Puntos imprescindibles
Mi recomendación es que solicites una demo de las diferentes opciones que hay en el mercado y que compruebes por ti mismo si lo que te ofrecen se adapta a lo que necesitas. Para facilitarte el camino, estos son, para mí, los imprescindibles, aquellas prestaciones que “sí o sí” debería tener el software, aplicación o solución que decidas contratar:
- Generación de facturas con numeración automática, incluso que puedas cargar la numeración en serie que tenías en caso de haber cambiado de software. Créeme, te ahorrará mucho tiempo, además de ser muy útil y cómodo.
- Cálculo automatizado de IVA e IRPF. Es decir, que sólo tienes que agregar el precio neto y que se generen los porcentajes de manera automática.
- Cálculo de impuestos. A medida que vayas haciendo tus facturas, tu programa de facturación debería ir cumplimentando los modelos de IVA (303, 304, 347 y 390) y de IRPF (115 y 130). Algunos softwares te ofrecen, incluso, la posibilidad de presentarlos por vía telemática.
- Generación y clasificación de contactos, tanto de clientes como de proveedores. Si además te da más opciones, del estilo de deudor o acreedor, el ciclo se completa. Se trata de que tengas segmentados, tus tipos de contactos y que cargues toda la información disponible sobre ellos. No sólo la información básica sobre NIF, dirección, teléfono o correo electrónico. También, a qué canal de venta dentro de tu empresa está asignado, qué peculiaridades tiene a nivel contable, etc.
- Integración con toda tu contabilidad, no sólo que te dé opción a la descarga en Excel de todas tus facturas, sino que además proporcione acceso para tu gestor, que puedas estar en línea con tu asesor fiscal. De esta forma, puedes integrar toda tu contabilidad con la persona o empresa que te lleve las cuentas.
Escalabilidad e integración con tu CRM
Los negocios se transforman y van evolucionando. Conforme van creciendo también tiene que hacerlo tu programa de contabilidad y aquí el punto crucial se llama CRM, o lo que es lo mismo, tu software de gestión de clientes y negocio. Si no lo tienes, debes buscar una solución que lo integre todo. De nuevo, mis recomendaciones:
- Integración con CRM que te permita la trazabilidad de cada contacto: desde captación de leads a gestión de equipos, que te ofrezca la oportunidad de segmentar cada contacto y saber en qué etapa de venta se encuentra para identificar qué posibilidades hay de conversión.
- Gestión de stocks. Crucial si tienes una tienda online. Tu negocio tiene que estar respaldado por un programa de facturación que sea capaz de generar alarmas de stock para avisarte de cuándo tus productos se están agotando, o de controlar los lotes de productos desde las propias facturas.
- Sincronización a tiempo real con tu entidad financiera. De esta manera, podrás saber en todo momento el estado de tu tesorería, pagos, cobros, facturas, tickets, etc. Es una opción bastante útil, sobre todo, cuando tienes fechas señaladas de pagos tanto de impuestos como de la seguridad social, cuota de autónomos, etc.
Hay otros aspectos también que debes tener en cuenta, por ejemplo, la generación de informes sobre el estado de tu negocio, la posibilidad de elegir plantillas a la hora de generar facturas, la opción de contar con asistencia técnica para solventar dudas, la facilidad para integrar aplicaciones de terceros, sean plataformas de automatización como Zapier, o módulos de ecommerce como pueden ser Woocomerce o Prestashop, pasarelas de pago, etc.
La lista se puede ir alargando, pero a mí la experiencia me dice que es el día a día lo que te va exigiendo las necesidades de tu programa de facturación o contabilidad. No es lo mismo tu proyecto cuando empiezas que cuando ya tiene cierto rodaje. Si tu proyecto se “ha hecho mayor”, seguramente necesitarás más inteligencia de negocio, más integraciones y una perspectiva más global sobre cómo está evolucionando.
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